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Der Blog - Immer am Ball

EDI
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bws® Bewirtschaftungssysteme

Verkehrsbetriebe Zürich setzen auf EDI

Effizienter Bestellprozess und maximale Transparenz

Die Verkehrsbetriebe Zürich VBZ sind neben den Schweizerischen Bundesbahnen SBB der grösste Transportdienstleister im Zürcher Verkehrsbund ZVV. Deshalb ist es umso wichtiger für das Unternehmen, die internen Abläufe zu strukturieren und schlanke Bestellprozesse zu entwickeln.

2017 haben die VBZ über 1'600 verschiedene Befestigungsmaterialien und Werkzeuge über Debrunner Acifer bezogen. Seit dem 1. Quartal 2018 werden sämtliche Bestellungen via OCI-/EDI-Schnittstelle abgewickelt. Mit der elektronischen Verknüpfung der beiden ERP-Systeme profitieren die VBZ von einer effizienten Warenbeschaffung und maximaler Transparenz bei den Bestellvorgängen.

Dank effizienter Projektarbeit zum Erfolg

Für eine reibungslose Implementation braucht es einen klaren Projektauftrag, eine präzise Zeitplanung und ein abteilungsübergreifendes Projektteam aus Fachleuten und einer Projektleitung. Das breit abgestützte Projektteam kann so gemeinsam mit der EDI-Projektleiterin von Debrunner Acifer die Ausgangslage definieren und die einzelnen Projektetappen festlegen.

Die Zusammensetzung des Projektteams seitens VBZ war optimal. Sowohl Entscheidungsträger als auch Fachleute aus den Abteilungen Einkauf, Lagerlogistik und IT wurden in das Projektteam eingebunden. Dank dieser Vielfalt und der klar definierten Rollenverteilung war es möglich, praxisnahe Lösungen zu entwickeln und wichtige Entscheidungen effizient zu fällen.

Massgeschneiderte Kundenlösungen

Mit bws®connect bietet Debrunner Acifer massgeschneiderte Lösungen. Kunden können die Bestellungen direkt in ihrem ERP-System auslösen und automatisiert an Debrunner Acifer weiterleiten. Mit der OCI-Schnittstelle besteht zusätzlich die Möglichkeit, aus dem eigenen ERP-System auf den E-Shop von Debrunner Acifer zuzugreifen und den Warenkorb automatisch zurück ins Kundensystem zu übermitteln. Diese Lösungen bieten viele Vorteile. Der Kunde hat alle relevanten Informationen wie Artikelbeschreibung, Artikelnummer, Preise und Konditionen automatisch gefüllt. Somit spart der Kunde Zeit und verschafft sich die volle Transparenz über die bestellten Güter.

Unsere Lösungen:

automatischer Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen
EDI Light (Bestellungen als PDF versenden)
OCI-Anbindungen für einen uneingeschränkten Zugriff auf den bws®shop+
PDF-Rechnungen mit oder ohne digitale Signatur

Ihre Vorteile:

Fokus auf Ihre Kernaufgaben
Effizienzsteigerung
Kosteneinsparungen
automatisierte Warenbeschaffung
transparente und papierlose Prozesse

Interview mit Mike Schütz

Weshalb haben sich die VBZ für eine Produktbeschaffung via EDI-Anbindung entschieden?

Wir haben bereits vor der Zusammenarbeit mit Debrunner Acifer positive Erfahrungen mit EDI-Anbindungen gemacht. Bei diesem Projekt war jedoch speziell, dass wir zwei Ziele erreichen wollten: Das erste Ziel war, den über die Webshop-Anbindung erstellte Warenkorb ohne zusätzlichen Arbeitsschritte als SAP-Bestellung an Debrunner weiterzuleiten. Das zweite Ziel bestand darin, Artikel ausserhalb dieses Warenkorbes auch über eine EDI-Anbindung zu übermitteln.

Worin sehen Sie die grössten Vorteile der EDI-Anbindung?

In der Beseitigung mehrerer Medienbrüche. Der im E-Shop erstellte Warenkorb durchläuft alle erforderlichen SAP-Prozessschritte und gelangt vollautomatisch über eine EDI-Anbindung zu Debrunner Acifer.

Dieser durchgängig digitalisierte Bestellprozess führt zu einer Effizienzsteigerung und Erhöhung der Prozesssicherheit. Dank den kurzen Lieferzeiten konnten wir zudem unser Lager verkleinern und Kosten einsparen. Da alle Preise im E-Shop auf unsere Konditionen ausgerichtet sind, werden auch die nachfolgenden Kreditorenprozesse vereinfacht.

Welches waren die grössten Herausforderungen in diesem Projekt?

Es war unser Wunsch, die Abwicklung des Beschaffungsprozesses über eine Anbindung statt über mehrere konventionelle Adressen abzuwickeln. Gleichzeitig haben wir den Prozess so anpassen lassen, dass Ansprechpersonen auf den Auftragsbestätigungen pro Position vermerkt sind. Bei E-Shop-Bestellungen verzichten wir auf Auftragsbestätigungen und konzentrieren uns ausschliesslich auf die Prozessüberwachung. Die Koordination sämtlicher Stellen entlang des Datenübertragungsstroms und die Aufteilung der Bestellungen, die über die gleiche Anbindung versendet werden, war ein hartes Stück Arbeit.

Weshalb setzen Sie auf die Dienste von Debrunner Acifer?

Wir pflegen seit einigen Jahren eine gute Geschäftsbeziehung. Da Debrunner Acifer die städtische Submission für Werkzeuge und Verbrauchsmaterial für sich entscheiden konnte, haben wir uns dazu entschlossen, die Zusammenarbeit zu vertiefen. Mit dem Aufbau eines kompetenten Projektteams haben wir eine solide Vertrauensbasis geschaffen, die ein solches Projekt trägt. Trotz einiger Herausforderungen war die Zusammenarbeit stets zielorientiert und partnerschaftlich.

EDI-Anbindung für Kunden